Vilket ansvar har arbetsgivaren när något händer på tjänsteresan?

I de flesta fall går allt som planerat under en tjänsteresa. Men ibland gör det inte det. Ett inställt flyg, en akut sjukdom eller en incident långt från kontoret räcker för att snabbt väcka frågor som många organisationer inte alltid har svaret på:

• Vem tar beslutet?
• Vad gäller egentligen?
• Och vem har ansvaret?

Ur ett arbetsmiljöperspektiv är svaret tydligt. Vid tjänsteresor är det arbetsgivaren som har ansvaret. Läs mer om arbetsgivarens arbetsmiljöansvar hos Arbetsmiljöverket.

Vad räknas som en tjänsteresa?

Begreppet tjänsteresa är bredare än många tror. Det handlar inte bara om längre affärsresor med övernattning. En tjänsteresa är i grunden en resa som görs för arbetsgivarens räkning till en annan plats än den ordinarie arbetsplatsen.

Skatteverket beskriver det som resor som den anställda gör i sitt arbete, oavsett om resan är kort, lång, inrikes eller utrikes. Läs mer i Skatteverkets definition av tjänsteresa.

Det viktiga är alltså inte avståndet, utan att resan görs för jobbet.

När tjänsteresor hamnar mellan stolarna

I många organisationer fungerar resandet så länge allt flyter på problemfritt. Det bokas, genomförs och rapporteras. Men just därför saknas ibland också tydlighet när plan A inte går som planerat. Det är då frågor uppstår:

• Vem fattar beslut om en tidigare hemresa?
• Vem ansvarar för merkostnader?
• Vem ska medarbetaren kontakta om något händer sent på kvällen eller under helgen?

Saknas tydliga rutiner blir hanteringen oftast påfrestande och tidskrävande. Det är också vid dessa tillfällen som det är extra viktigt att ha en bra mötes- och resepolicy. Kontrollera att er ha all nödvändig information som krävs genom att ladda ner vår checklista för mötes- och resepolicy.

Trygghet börjar innan resan bokas

När det gäller tjänsteresor kan det till exempel innebära att:

• Identifiera risker kopplat till resande och destinationer.
• Ha en plan för hur sjukdom, avbrott och incidenter ska hanteras.

Det behöver inte vara komplicerat, men det behöver vara genomtänkt och förankrat. Det är därför vi har tagit fram ett trygghetspaket som vi kallar för Safe Travels, som gör det enkelt för arbetsgivaren att hålla sina medarbetare trygga och säkra innan, under och efter resan. Läs mer om Safe Travels.

En enkel temperaturmätare

Ett bra sätt att veta hur ni ligger till är att ställa några enkla frågor:

• Vet medarbetare vem de ska kontakta om något händer under resan, även utanför kontorstid?
• Finns det en tydlig beslutsordning vid avbrutna eller förlängda resor?
• Har ni gjort riskbedömningar kopplat till tjänsteresor?
• Vet ni vad som ska anmälas, till vem och när?

Om svaren är otydliga finns det goda skäl att se över arbetssättet, helst innan nästa resa bokas. Läs mer om hur vi kan hjälpa er i resandet. 

Sammanfattning

När något händer på tjänsteresan är det för sent att börja reda ut ansvar. Arbetsgivarens ansvar vid tjänsteresor handlar om att skapa trygghet, tydlighet och handlingskraft när planerna inte håller. Med genomtänkta rutiner och tydliga interna riktlinjer blir resandet både säkrare och enklare att hantera, för medarbetaren och för organisationen.